このページは、AIに渡す依頼文を用意する場所です。文章を作るのは、別に開くCodexまたはClaude Codeです。準備がまだの方は、上の「初めて使う方の準備」へ進んでください。
AIの回答が出たら、資料の読み取り内容と質問の根拠を原資料と照合します。会社で求める経験に合わせて質問を確認し、面接用メモやWordへコピーしてください。10問や判断目安が足りなければ、同じ会話で補うように頼みます。
入力内容をこのページから外部へ送信したり、ブラウザの保存領域に記録したりする機能はありません。コピーした文章はクリップボードに残る場合があります。AIへの送信は、ご自身で行ってください。
架空の資料での出力例
営業事務の経験がある候補者と、つむぎ食品株式会社の営業事務求人を使った例です。人物・会社とも架空です。
例に使った履歴書・求人票を見る
履歴書
氏名：山田はるか
2022年4月〜2026年9月、食品卸会社で営業事務を担当。受発注処理、在庫確認、納期調整、顧客からの問い合わせ対応に従事。Excelの受注管理表に入力規則と確認欄を設け、担当業務の入力漏れを月平均8件から2件に削減した。
求人票
会社名：つむぎ食品株式会社
募集職種：営業事務
仕事内容：受注入力、工場への出荷依頼、納期調整、電話・メール対応。受注管理表の見直しにも参加する。
必須条件：受発注業務の経験、Excelの基本操作。
雇用形態：正社員。月給24万〜28万円。勤務地は東京都内。土日祝休み。採用担当者名は未記載。
架空の履歴書と求人票を添付して作成した面接準備の例です。回答例は説明用の架空例です。確認目安は会社側で必要な習熟度に合わせて使ってください。
履歴書：履歴書.png
求人票：求人票.png
両画像を実際に開き、本文を確認しました。以下は、この2点だけに基づく面接準備メモです。
面接前に押さえる点
履歴書に記載されていること
- 2022年4月〜2026年9月、食品卸会社で営業事務を担当。
- 受発注処理、在庫確認、納期調整、顧客からの問い合わせ対応に従事。
- Excelの受注管理表に入力規則と確認欄を設け、担当業務の入力漏れを月平均8件から2件に削減したとの記載。
面接で確認すること
- 受発注処理のうち、本人が担当した具体的な業務。
- 受注入力、入力後の照合、工場への出荷依頼、電話・メールそれぞれの対応経験。
- Excelの具体的な操作と、操作結果を確認した経験。
- 管理表に設けた仕組みの内容、本人の役割、成果数値の把握方法。
- 求人の必須条件に対する経験の範囲・習熟度。資格要件は求人票に記載されていません。
以下は優先順位順の主質問10問です。面接時間は未指定のため、全問を短時間で聞ける想定にはしていません。深掘りは回答に合うものを選び、両方を必ず聞く構成にはしません。
各問の確認点は、すべて求人から考えられる暫定案です。回答例は説明用の架空例であり、候補者の経歴ではありません。同じ言葉・手順・数値を答えることを合格条件にせず、別の方法でも確認点を満たせば認めます。経験がない場合の仮の回答は、実務経験の証拠とは分けて記録してください。
優先して聞く質問（主質問10問）
質問1受発注処理での本人の担当範囲
- 確認したいこと： 業務名だけでは分からない、本人が実施した仕事の範囲。
- 資料の根拠： 求人票「受発注業務の経験」。履歴書「受発注処理」。
- そのまま聞ける主質問：
「履歴書にある受発注処理では、ご自身はどの業務を担当していましたか。」
- 聞く理由： 必須経験と、今回の受注入力・出荷依頼との接点を確認するため。
- 回答に応じた深掘り：
1. 本人が担当した具体的な業務を回答した場合：「今挙げていただいた業務について、一件の例でご自身が行った内容を教えてください。他の人も関わった場合は、その分担もお願いします。」
2. 担当範囲が曖昧な場合：「受注内容を管理表やシステムへご自身で入力した経験はありますか。」
- この質問で確認できればよいこと〔求人から考えられる暫定案〕：
1. 本人が実施した業務を具体的に区別できる。
2. 自分の担当範囲と、担当していない範囲を示せる。
- 確認点を満たす架空の回答例：
「私は注文書の内容を受注管理表に入力していました。仕入先への発注と工場への出荷依頼は担当していませんでした。」
対応： 入力したという説明が①、未担当の業務を分けた説明が②を満たします。
- 判断材料が足りない架空の回答例と理由：
「受発注は一通りやっていました。」では、具体的な行為と担当範囲の①②が不明です。深掘り②で受注入力の有無から確認します。
- 記録する事実： 本人の担当業務、対象資料・ツール、未担当業務、他の人が関わった場合の分担。
- 会社が先に決めること： 必須の「受発注業務の経験」に、どの工程・担当範囲を求めるか。
質問2受注入力後の照合
- 確認したいこと： 入力内容の正確性を確かめる経験と方法。
- 資料の根拠： 求人票「受注入力」。履歴書「受発注処理」「入力規則と確認欄を設け」。本人の受注入力・入力後の照合は未記載。
- そのまま聞ける主質問：
「受注内容をご自身で入力した後、元の注文内容と照合した経験はありますか。」
- 聞く理由： 入力漏れだけでなく、商品・数量・納期などの相違をどう発見するかを確認するため。
- 回答に応じた深掘り：
1. 本人が受注入力後に元の注文内容と照合した経験がある場合：「その照合では、何と何を、どの項目について見比べたか、一例を教えてください。」
2. その照合経験がない・不明な場合：「仮の場面です。注文書を受注管理表へ入力した後、入力内容が注文どおりか、どのように確かめますか。」
- この質問で確認できればよいこと〔求人から考えられる暫定案〕：
1. 照合元となる資料を特定する。
2. 商品・数量・納期など、受注内容を左右する項目を見比べる。
- 確認点を満たす架空の回答例：
「照合した経験があります。受け取った注文書と入力済みの管理表を並べ、商品コード、数量、希望納期を一行ずつ見比べていました。」
対応： 注文書と管理表の特定が①、項目と比較方法の説明が②を満たします。
- 判断材料が足りない架空の回答例と理由：
経験ありの場合：「間違いがないか見ていました」では①②が不明です。深掘り①で照合元と項目を確認します。
経験なし・不明の場合：「経験はありません」だけでは進め方は未確認です。深掘り②で①②の考え方を確認します。
- 記録する事実： 照合経験の有無、照合元、項目、方法。仮の回答はその旨。
- 会社が先に決めること： 必須の照合項目、確認の時点、他者による確認の要否、入社時に求める習熟度。
質問3納期調整で判断に使った情報
- 確認したいこと： 納期調整で本人が用いた情報と、判断できる範囲。
- 資料の根拠： 求人票「納期調整」。履歴書「在庫確認、納期調整」。顧客への回答経験や確約権限は未記載。
- そのまま聞ける主質問：
「履歴書にある納期調整について、ご自身が行った調整の一例を教えていただけますか。」
- 聞く理由： 今回の業務で、希望日と対応可能な日をどう扱うかを確認するため。
- 回答に応じた深掘り：
1. 具体的な納期調整の内容を回答した場合：「その調整で判断材料にした情報があれば、何だったか教えてください。ご自身で納期を決めていなければ、その旨もお願いします。」
2. 実例が思い出せない・説明できない場合：「仮の場面です。希望納期に対応できるか分からない注文について、何を確かめてから調整を進めますか。」
- この質問で確認できればよいこと〔求人から考えられる暫定案〕：
1. 希望納期と、対応可能性を示す情報を分けて扱う。
2. 自分が決められる範囲と、判断を求める必要がある範囲を区別する。
- 確認点を満たす架空の回答例：
「希望日は金曜日でしたが、在庫確認で必要数がそろわないことが分かりました。私は希望日と不足数を担当者へ伝えました。納期を決める権限はなく、担当者が示した候補日を使って調整しました。」
対応： 希望日と在庫情報の区別が①、本人と担当者の判断範囲の区別が②を満たします。
- 判断材料が足りない架空の回答例と理由：
実例を話せる場合：「間に合うように調整しました」では、判断材料と権限の①②が不明です。深掘り①で確認します。
実例が不明の場合：「覚えていません」だけでは考え方は未確認です。深掘り②を使います。
- 記録する事実： 調整内容、用いた情報、本人の判断範囲。他者の関与は回答にあった場合だけ記録。
- 会社が先に決めること： 納期を確約できる人、調整の手順、本人に求める判断範囲。
質問4工場への出荷依頼
- 確認したいこと： 工場への出荷依頼経験と、依頼内容の組み立て方。
- 資料の根拠： 求人票「工場への出荷依頼」。履歴書には工場への出荷依頼の記載なし。
- そのまま聞ける主質問：
「工場へ出荷を依頼した経験はありますか。」
- 聞く理由： 受発注処理の経験と、今回必要な出荷依頼の経験を区別するため。
- 回答に応じた深掘り：
1. 工場へ出荷を依頼した経験がある場合：「工場へ伝えた内容と、その内容の根拠にした情報を、一例で教えてください。」
2. その経験がない・不明な場合：「仮の場面です。受注内容をもとに初めて工場へ出荷を依頼するなら、どの手順や情報を確認して進めますか。」
- この質問で確認できればよいこと〔求人から考えられる暫定案〕：
1. 受注情報を根拠に、商品・数量・出荷先・日付など必要な内容をそろえる。
2. 依頼方法や、不明な内容の確認先を把握して進める。
- 確認点を満たす架空の回答例：
「工場への出荷依頼の経験はありません。仮の場面なら、まず会社の依頼手順と不明点の確認先を確認します。そのうえで受注情報から商品、数量、出荷先、必要な日付を整理し、不明な項目は確認してから所定の方法で依頼します。」
対応： 情報の整理が①、手順・確認先を先に確認する考え方が②を満たします。実務経験は確認できません。
- 判断材料が足りない架空の回答例と理由：
経験ありの場合：「工場にお願いしていました」では①②が不明です。深掘り①で確認します。
経験なしの場合：「メールすればよいと思います」では、必要情報と会社の手順の①②が不明です。深掘り②で確認します。
- 記録する事実： 経験の有無、依頼内容、情報源、方法。仮の進め方は経験と分ける。
- 会社が先に決めること： 依頼の必須項目・方法・締切、未経験者への教育範囲。
質問5電話で即答できない問い合わせへの対応
- 確認したいこと： 電話で未確定の内容をどう扱うか。
- 資料の根拠： 求人票「電話・メール対応」。履歴書「顧客からの問い合わせ対応」。電話の利用、即答できない問い合わせへの対応は未記載。
- そのまま聞ける主質問：
「電話で問い合わせを受け、その場では答えが分からない内容に対応した経験はありますか。」
- 聞く理由： 分からない内容を推測で回答せず、回答の扱いを整理できるか確認するため。
- 回答に応じた深掘り：
1. 電話で即答できない問い合わせに対応した経験がある場合：「そのとき、分からなかった内容をどのように扱ったか、一例を教えてください。」
2. その経験がない・不明な場合：「仮の場面です。電話で納期を尋ねられ、手元の情報では答えられない場合、どのように進めますか。」
- この質問で確認できればよいこと〔求人から考えられる暫定案〕：
1. 未確認の内容を確定した回答として伝えない。
2. 回答に必要な情報と、相手へ伝える次の対応を整理する。
- 確認点を満たす架空の回答例：
「経験があります。納期が分からない問い合わせでは、その場では確定できないと伝えました。注文番号を伺い、社内資料を確認したうえで、折り返し回答するとお伝えしました。」
対応： 未確定であると伝えた部分が①、注文番号の把握と次の対応の説明が②を満たします。実際に折り返したかは、この例だけでは未確認です。
- 判断材料が足りない架空の回答例と理由：
経験ありの場合：「丁寧に対応しました」では①②が不明です。深掘り①で実際の扱いを確認します。
経験なしの場合：「誰かに聞きます」では相手への説明や必要情報が不明です。深掘り②で確認します。
- 記録する事実： 電話対応経験、未確定事項の扱い、本人が実施した対応。相談・取次ぎは回答にあった場合だけ記録。
- 会社が先に決めること： 回答権限、確認先、折り返しなどの運用、対応を引き継ぐ条件。
質問6Excel操作後の結果確認
- 確認したいこと： 基本操作を行った経験と、結果を確かめる方法。
- 資料の根拠： 求人票「Excelの基本操作」。履歴書「Excelの受注管理表」「入力規則と確認欄を設け」。並べ替え・絞り込みと、その結果確認は未記載。
- そのまま聞ける主質問：
「Excelの受注管理表で、並べ替えや絞り込みを行った経験はありますか。」
- 聞く理由： 受注管理表を扱う際の操作範囲と、表示結果をどう捉えるかを確認するため。
- 回答に応じた深掘り：
1. 並べ替えまたは絞り込みを行った経験がある場合：「その操作後に結果を確かめたことはありますか。ある場合は、方法を教えてください。」
2. 両方とも経験がない・不明な場合：「仮の場面です。納期順に並べ替えた受注管理表が、意図した結果になっているか、どのように確かめますか。」
- この質問で確認できればよいこと〔求人から考えられる暫定案〕：
1. 目的に合った列・条件を使って操作する。
2. 行の対応関係や表示対象が、意図どおりか確かめる。
- 確認点を満たす架空の回答例：
「並べ替えの経験があります。表全体を対象に納期列で昇順にしました。結果も確認しており、日付の順序と、いくつかの注文番号に対応する商品・数量が操作前と変わっていないか見比べました。」
対応： 操作対象と列の指定が①、日付順と注文単位の対応の確認が②を満たします。
- 判断材料が足りない架空の回答例と理由：
経験ありの場合：「並べ替えはできます」では結果確認の②が不明です。深掘り①で確認します。
経験なしの場合：「Excelは得意ではありません」では仮の確認方法は未確認です。深掘り②を使います。
- 記録する事実： 操作の種類・目的・対象、結果確認の有無と方法。
- 会社が先に決めること： 「基本操作」に含める操作、表の構造、教育対象とする操作。関数などを必須と勝手に追加しない。
質問7メールで受注内容の不明点を確認する対応
- 確認したいこと： 相手が回答できる形で、受注上の不明点を文章にできるか。
- 資料の根拠： 求人票「受注入力」「電話・メール対応」。履歴書「顧客からの問い合わせ対応」。本人からメールで不明点を確認した経験は未記載。
- そのまま聞ける主質問：
「受注内容の不明点を、メールで相手に確認した経験はありますか。」
- 聞く理由： 不確かな内容を入力する前に、必要な情報を得るための文章の組み立て方を確認するため。
- 回答に応じた深掘り：
1. 受注内容の不明点をメールで確認した経験がある場合：「実名や機密を省いて、何について、どのような内容のメールで確認したか教えてください。」
2. その経験がない・不明な場合：「仮の場面です。注文書の数量が読み取れない場合、相手に確認するメールには何を書きますか。」
- この質問で確認できればよいこと〔求人から考えられる暫定案〕：
1. 相手が対象の注文・商品を特定できる情報を示す。
2. 不明な項目と、回答してほしい内容を明確にする。
- 確認点を満たす架空の回答例：
「経験があります。注文番号と該当の商品名を書き、『数量欄を判読できないため、注文数量をご教示ください』と送りました。読めない数字を推測して確定値として書くことは避けました。」
対応： 注文番号・商品名が①、不明点と依頼内容の明示が②を満たします。
- 判断材料が足りない架空の回答例と理由：
経験ありの場合：「分かりやすいメールを送りました」では①②が不明です。深掘り①で内容を確認します。
経験なしの場合：「数量を聞きます」では対象注文の特定方法が不明です。深掘り②で①②を確認します。
- 記録する事実： 経験の有無、対象を特定する情報、不明点・依頼の書き方。返信後の処理は別途確認できた場合だけ記録。
- 会社が先に決めること： メール送信の権限、承認・定型文の有無、顧客情報の取扱手順。
質問8受注管理表に設けた仕組みと本人の役割
- 確認したいこと： 入力規則・確認欄の具体的な内容と、本人が行った部分。
- 資料の根拠： 求人票「受注管理表の見直しにも参加する」。履歴書「受注管理表に入力規則と確認欄を設け」。
- そのまま聞ける主質問：
「受注管理表に設けた入力規則と確認欄について、ご自身が設定・作成した内容を教えていただけますか。」
- 聞く理由： 今回の管理表の見直しに結びつく、具体的な作業経験を確認するため。
- 回答に応じた深掘り：
1. 本人が設定・作成した具体的な内容を回答した場合：「その内容が、どのような入力漏れを防ぐためのものだったか教えてください。他の人も関わった場合は、その分担もお願いします。」
2. 本人の作業内容が曖昧な場合：「入力規則や確認欄を設ける作業のうち、ご自身で行った部分を一つ挙げていただけますか。区別が難しければ、その旨を教えてください。」
- この質問で確認できればよいこと〔求人から考えられる暫定案〕：
1. 設けた仕組みと、防ごうとした入力漏れの関係を説明できる。
2. 本人が行った作業を区別できる。
- 確認点を満たす架空の回答例：
「私は商品欄に選択式の入力規則を設定し、必須項目を見直すための確認欄を追加しました。自由入力で商品が特定できないことと、項目の入力漏れを減らす狙いでした。上司は変更内容の承認を担当し、表の設定は私が行いました。」
対応： 仕組みと対象の問題の説明が①、設定と承認の分担が②を満たします。主導したか、利用者へ説明したかまでは確認できません。
- 判断材料が足りない架空の回答例と理由：
「チームで使いやすくしました」では仕組みの内容と本人の作業の①②が不明です。本人の担当が曖昧なら深掘り②、担当は明確で目的が曖昧なら深掘り①を選びます。
- 記録する事実： 入力規則・確認欄の内容、対象とした問題、本人の作業。他者の関与は回答にあった場合だけ記録。
- 会社が先に決めること： 見直しへの参加に求める範囲、変更権限、承認方法、入社時の設定スキル。
質問9入力漏れ削減の数値をどう把握したか
- 確認したいこと： 月平均8件から2件という成果数値の根拠と、本人による検証経験の有無。
- 資料の根拠： 求人票「受注管理表の見直しにも参加する」。履歴書「担当業務の入力漏れを月平均8件から2件に削減」。本人による集計・検証は未記載。
- そのまま聞ける主質問：
「月平均8件から2件という数値について、ご自身で元の記録を集計したり、集計内容を確認したりした経験はありますか。」
- 聞く理由： 管理表の見直し後の状態を、どの根拠で把握していたか確認するため。
- 回答に応じた深掘り：
1. 本人がその数値の元記録を集計・確認した経験がある場合：「ご自身が行った集計または確認について、対象期間と入力漏れの数え方を教えてください。」
2. 本人による集計・確認の経験がない・不明な場合：「仮の場面です。管理表の見直し前後で入力漏れが減ったか調べるなら、何をそろえて比べますか。」
- この質問で確認できればよいこと〔求人から考えられる暫定案〕：
1. 対象期間と「入力漏れ」の定義を明確にする。
2. 注文件数など比較条件の違いも見て、件数だけで効果を断定しない。
- 確認点を満たす架空の回答例：
「自分では集計も確認もしていません。数値は上司から共有されたものでした。仮に調べるなら、前後の対象期間と入力漏れの定義をそろえます。注文件数も確認し、件数と注文当たりの割合を見て、処理量の違いを含めて判断します。」
対応： 期間・定義をそろえる説明が①、注文件数と割合を見る説明が②を満たします。確認できるのは検証の考え方であり、実際の集計経験ではありません。
- 判断材料が足りない架空の回答例と理由：
経験ありの場合：「数字は確認しました」では①②が不明です。深掘り①で確認します。
経験なしの場合：「8件から2件なので効果があります」では比較条件が不明です。深掘り②で①②を確認します。
- 記録する事実： 本人の集計・確認の有無、数値の情報源、期間、定義、比較条件。不明な点は不明と残す。
- 会社が先に決めること： 管理表の見直しに期待する検証範囲、利用できる記録、集計担当者。履歴書の数値だけで因果関係を確定しない。
質問10複数の業務が重なった場合の優先順位
- 確認したいこと： 受注入力・納期調整・問い合わせ対応の順序を判断する方法。
- 資料の根拠： 求人票「受注入力」「納期調整」「電話・メール対応」。履歴書「受発注処理」「納期調整」「顧客からの問い合わせ対応」。業務の重複と本人による優先順位の判断は未記載。
- そのまま聞ける主質問：
「受発注処理や問い合わせ対応が重なったとき、ご自身で対応の優先順位を決めた経験はありますか。」
- 聞く理由： 複数の募集業務を並行して扱う際、何を根拠に順序を決めるか確認するため。
- 回答に応じた深掘り：
1. 業務が重なり、本人が優先順位を決めた経験がある場合：「その一例で、何を基準に対応の順番を決めたか教えてください。」
2. その経験がない・不明な場合：「仮の場面です。受注入力の締切が迫る中、別の注文の納期問い合わせが届いたら、どのように対応の順番を判断しますか。」
- この質問で確認できればよいこと〔求人から考えられる暫定案〕：
1. 締切と、遅れた場合の業務への影響を判断材料にする。
2. 自分で判断できない競合があれば、会社の優先ルールや権限のある担当者へ判断を求める。
- 確認点を満たす架空の回答例：
「自分で優先順位を決めた経験はありません。仮の場面なら、まず受注入力の締切と、問い合わせへの回答期限を確認します。遅れた場合に出荷などへ及ぶ影響も整理し、会社の優先ルールで判断します。両方の期限を守れず判断できない場合は、期限と残作業を示して担当者に判断を求めます。」
対応： 締切・影響の確認が①、会社のルールと判断を求める条件の説明が②を満たします。実際の並行処理経験は確認できません。
- 判断材料が足りない架空の回答例と理由：
経験ありの場合：「急ぐものから対応しました」では①②の判断基準が不明です。深掘り①で確認します。
経験なしの場合：「全部すぐ対応します」では競合した場合の判断が不明です。深掘り②で①②を確認します。
- 記録する事実： 優先順位を決めた経験、判断材料、本人の権限。仮の判断は実績と分ける。
- 会社が先に決めること： 締切・優先順位のルール、判断を求める先、業務量、支援体制。
採用担当者が先に確認すること
- 必須経験の範囲： 「受発注業務の経験」に求める工程と習熟度。工場への出荷依頼など、個別業務の未経験を入社後の教育対象とするか。
- Excelの基準： 「基本操作」に含む具体的な操作。管理表の見直しでは、提案・設定・検証のどこまでを求めるか。
- 実際の業務手順： 受注入力の照合項目、出荷依頼の方法・締切、納期の確約権限、電話・メールの回答手順と確認先。
- 教育・支援体制： 独り立ちまでの想定、確認担当者、不明点や業務集中時に相談できる体制。
- 業務量・利用環境： 主な受注経路、利用する管理表・システム、通常の処理量と繁忙時の状況。
- 面接運営： 面接時間、重点的に確認する質問、質問・記録の担当者。求人票には採用担当者名の記載がありません。
回答が短い・抽象的な場合は「まだ確認できない」と記録し、仕事ができないと結びつけないでください。機密のため説明できない場合は、匿名化した説明や別事例で確認します。未経験だけで不合格とせず、必須条件の扱いと教育可能な範囲は会社側で決めてください。
質問は職務に関係する経験の確認に絞っています。質問内容を選ぶ際は、厚生労働省「採用選考の具体的な方法」と「採用選考時に配慮すべき事項」もご参照ください。